
Att planera och boka en konferens kräver ofta en hel del förberedelser för att säkerställa att allt blir precis som man önskar. Oavsett om ni bokar hos oss på Åre Fjällsätra eller på någon annan plats; här är några värdefulla tips från oss för att göra bokningen smidig och upplevelsen minnesvärd.
1. Skräddarsy efter era behov
Välj ett konferenspaket som passar just er grupps storlek och specifika krav. Hos oss på Åre Fjällsätra kan vi erbjuda flera olika paket och flexibla lösningar, men ett generellt tips är att alltid säkerställa att möteslokaler, teknisk utrustning, boendemöjligheter och matupplägg går i linje med era behov, då detta brukar vara det viktigaste när man åker iväg för att konferera.
2. Kontakta anläggningens konferensvärdar
Ta gärna hjälp av anläggningens personal i planeringsfasen. På Åre Fjällsätra hjälper vi exempelvis gärna till med allt från att organisera tekniken till att skapa en välkomnande atmosfär med aktiviteter och god mat. På andra anläggningar kan liknande support finnas – fråga alltid om stöd för att optimera er tid på plats.
3. Sätt tid för avkoppling och aktiviteter
När man samlas för att arbeta intensivt är det också viktigt att få en paus för att slappna av. I Åre har ni fjällens vackra natur precis utanför dörren, och vi rekommenderar starkt att lägga in tid för promenader eller gruppaktiviteter utomhus. Generellt är fysisk aktivitet en uppskattad paus som kan förbättra både fokus och kreativitet när ni återvänder till mötet. Då alla i gruppen förmodligen har olika förutsättningar, hjälper vi er gärna att ta fram olika alternativ som skulle kunna passa gruppen.
4. Tänk på säsong och tidpunkt
Att välja rätt tid på året kan göra stor skillnad. För konferenser i fjällmiljö som Åre är vintersäsongen ofta populär, men många grupper föredrar lugnare lågsäsong, vilket ger en mer avskild och personlig upplevelse. Även priset kan skilja sig stort. På samma sätt kan ni tänka på andra konferensplatser – ofta ger lågsäsong bättre pris och mindre trängsel. Ett tips är också att börja med att höra med det eller de hotell och konferensanläggningar som ni tycker om och som passar avsikten med konferensen. Hör med anläggningen om tillgängliga datum runt den period ni önskar boka, innan ni spikar datum med hela företaget. Detta för att slippa avstå från flera inspirerande hotell pga att datumen inte passar i slutändan.
5. Fråga om kampanjer och specialerbjudanden
Många konferensanläggningar, inklusive Åre Fjällsätra, har regelbundet erbjudanden för större grupper eller återkommande gäster. Tveka inte att fråga om aktuella rabatter när ni bokar – ni kan få extra förmåner eller ett bättre pris.
6. Planera transporten
Att ordna smidig transport är ofta avgörande för en lyckad konferens. Åre Fjällsätra ligger bara 300 meter från Undersåker station, stationen innan Åre by, vilket gör det lätt att ta sig hit. Om man planerar att komma med flyg, så ligger Åre/Östersunds flygplats en timme från hotellet, och flygplatsen i Trondheim (internationell flygplats) två timmar från hotellet. För andra konferensdestinationer, se till att transporten fungerar väl för alla deltagare och kolla om anläggningen kan erbjuda hjälp med att organisera detta.

7. Säkra teknik och uppkoppling
För moderna möten är stabil teknik och pålitlig internetuppkoppling A och O. Kontrollera alltid i förväg att konferensanläggningen har den tekniska utrustning ni behöver och att WiFi når ut i hela anläggningen. På Åre Fjällsätra erbjuder vi full teknisk support och stabil uppkoppling för alla våra konferensgäster.
Att tänka på dessa detaljer, både hos oss och vid andra anläggningar, hjälper er att få en lyckad konferensupplevelse. Vi på Åre Fjällsätra ser fram emot att välkomna er och hjälpa er skapa en givande och minnesvärd konferens!
Comments